Информация для контрагентов-поставщиков коммунальных, эксплуатационных и маркетинговых услуг

Оплата производится в соответствии с прописанными в договоре сроками и при наличии корректно оформленных документов.
В случае поступления некорректного комплекта документов (см. Памятку арендодателю), оплата не производится. КА получает информацию на имеющиеся контактные электронные адреса о необходимости исправить документ и указанием причины. Дополнительно, на следующий день после электронного оповещения, может поступить звонок на контактные телефоны с информацией об отклонении.

При оформлении пакета документов, необходимо руководствоваться условиями договора и Памяткой арендодателя, где подробно прописаны требования к документам в соответствии с законодательством РФ.
Документы не соответствующие требованию законодательства не могут быть приняты к оплате.

Информацию о смене реквизитов необходимо заблаговременно направить ответственному менеджеру Х5 в формате официального письма с новыми банковскими реквизитами по электронной почте или Почте России.
Для своевременного получения оплаты по коммунальным услугам необходимо всегда указывать актуальные банковские реквизиты в счете на оплату.
Если нет возможности указать реквизиты в счете на оплату, важно приложить информационное письмо с измененными реквизитами к каждому комплекту документов по коммунальным услугам.

Если Вы готовы перейти на Электронный документооборот, то необходимо учесть следующие условия.
Основные требования к комплекту документов:

1. Первичный и налоговый документы в формате XML (формализованные)
2. Прочие документы, предусмотренные договором в формате PDF, JPEG

Шаги подключения:
1 шаг: обратиться к оператору для технической настройки.
Контакты провайдеров:

1. Контур (Диадок) diadockomm@skbkontur.ru
2. Тензор (СБИС) 8 (4852) 262 000 доб.3495 8 800-100-3306, edo@tensor.ru

При обращении обязательно указывать:

1. Что Вы партнер Х5 в части услуг (указать наименование услуги)
2. Наименование организации
3. ИНН
4. Контакты для связи

2 шаг: обратиться к менеджеру региона для подписания дополнительного соглашения по ЭДО, проверки тестового пакета и дальнейшего взаимодействия.

Важно, перед началом направления документов по ЭДО, выполнить подключение и связаться с ответственным менеджером по договору (см. тему: Возможность перехода на Электронный документооборот).
Документ корректный: Документ будет подписан со стороны Х5 и произведена оплата по счету.
Документ не соответствует требованиям бухгалтерского и налогового учета, а также требованиям к комплектности (см. Памятку арендодателю), то документ будет отклонен в системе с указанием причины в личном кабинете ЭДО.
Ознакомившись с причиной отклонения, вам необходимо его устранить и повторно направить исправленный пакет документов по ЭДО.

По вопросам оплат, проведения, поступления документов Вы можете обратиться в службу поддержки клиентов удобным для Вас способом: по телефону +7 831 220-0420, +7 495 662-5555 , либо направив запрос на общий эл. адрес 6625555@x5.ru.
В запросе необходимо указать:

1. код SAP на 8* (альтернативно ИНН+КПП организации и номер договора с ЮЛ Х5)
2. юр лицо, по которому требуется получение информации
3. данные документа, оплата которого интересует (номер, дата, сумма)

Вторые экземпляры актов направляются КА Почтой России по адресу, указанному на акте, на почтовом конверте или по адресу указанному в договоре.
В случае, если вторые акты не были получены, необходимо уточнить факт их отправки со стороны Х5 в Службе поддержки клиентов по электронной почте 6625555@x5.ru, указав почтовый адрес.

Если удалось установить, что акты ранее были направлены по неверному адресу, то необходимо предоставить письмо на фирменном бланке вашей организации с подписью и печатью с вашей стороны и верным адресом для отправки корреспонденции + дубликаты вторых актов в Х5 по адресу куда вы направляете документы. После получения дубликатов вторых актов они будут подписаны и направлены по уточненному адресу из официального письма.