Электронный документооборот
X5 Retail Group — лидер отечественного ритейла по внедрению электронного обмена данными. Применение EDI в работе ускоряет процесс поставки товаров в торговые сети.
X5 — лидер в области EDI
X5 Retail Group является лидером рынка розничной торговли по внедрению новых типов EDI-документов (электронный обмен данными) и ежедневному объёму электронного документооборота. Внедрение автоматического обмена счетами-фактурами стало ещё одним шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками.
Электронный обмен данными обеспечивает возможность передачи деловой и (или) коммерческой информации между информационными (учётными) системами партнёров электронным способом в виде стандартных структурированных сообщений. Это значительно облегчает работу и выполнение своих функций как покупателем (торговой сетью), так и поставщиком.
Сегодня в обмене электронными счетами-фактурами принимают участие EDI-провайдеры, подписавшие с X5 Retail Group «Соглашение об уровне сервиса по предоставлению услуг электронного обмена данными»: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.КОНТУР) и ООО «Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA) — сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры, которые имеют партнёрские отношения с доверенными операторами электронного документооборота ФНС России — ООО «Калуга-Астрал» и
ООО «Систем Групп Рус», которые позволят легитимно передавать электронные счета-фактуры (входящие и исходящие) от поставщиков в Х5 Retail Group и обратно.
EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.
Что EDI может предоставить поставщикам
Система электронного обмена данными позволяет поставщикам существенно экономить не только финансовые средства, но и собственное время за счёт экономии на услугах по передаче и хранению бумажных документов, копировании бумажных носителей.
Основные выгоды от внедрения системы электронного обмена данными:
Загрузить(PDF)
| № | Тип EDI документа | Выгоды от внедрения EDI документа |
|---|
|
1 | Уведомление об участнике обмена (PATRIN) | Ежедневное автоматическое уведомление об актуальных объектах Х5 |
|
2 | Ценовые спецификации (PRICAT) | Автоматизированный процесс обмена юридически значимыми ценовыми спецификациями в электронном виде. Позволяют сократить время согласования цен, исключить задержки и ручные ошибки, обмен бумажными документами, их обработку и хранение |
|
3 | Заказ покупателя поставщику (ORDERS) | Оперативная и автоматизированная передача заказов Х5 поставщикам, техническая поддержка, контроль и мониторинг передачи заказов |
|
4 | Ответ поставщика на Заказ покупателя (ORDRSP) | Подтверждение поставщиком обязательств по поставке. Сокращение запасов и (или) дефицита товаров в магазинах сети. Учёт товара поставщика «в пути» — снижение риска перепоставок и (или) отказа в приемке товара |
|
5 | Уведомление поставщика об отгрузке поставки покупателю (DESADV) — электронная накладная | Ускорение процесса приёма (передачи) поставки в магазинах и в РЦ сети. Снижение ошибок ручного труда сотрудников Х5 и поставщиков во время приёмки и, в дальнейшем, во время оплаты:
- автоматическая идентификация поставки и SAP заказа Х5,
- автоматическая идентификация приёмки Х5 и ЭСФ поставщиков
Информационное письмо и презентация проекта |
|
6 | Уведомление покупателя о приёмке (RECADV) — электронный акт приемки | Ускорение процесса формирования корректных счетов-фактур со стороны поставщиков. Снижение количества неотфактурованных поставок |
|
7 | Уведомление о возврате товара (RETDES) и уведомление о приёмке возврата (RETREC) | Оперативное и документальное подтверждение произведённого со стороны Х5 возврата товаров, ускорение процесса сверки бухгалтерских балансов, повышение прозрачности и контроля процессов возврата товаров |
|
8 | Акт сверки взаиморасчётов с контрагентами (COACSU) | Автоматизация и ускорение (своевременность, актуальность) процесса сверки дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками |
Как присоединиться к обмену электронными документами с X5
В X5 Retail Group разработаны основные шаги, позволяющие поставщикам присоединиться к системе обмена электронными документами.
1-й шаг
Поставщику необходимо заключить с Х5 Retail Group дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к доп. соглашению — заявки на организацию обмена электронными документами между поставщиком и покупателем. Шаблоны документов можно получить в коммерческой дирекции Х5 Retail Group или у сотрудников договорного отдела Х5.
2-й шаг
Заключить договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером. Компаниям, которые уже имеют договор с EDI, необходимо направить письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 Retail Group. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его web-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учётной системы и системы EDI-провайдера.
3-й шаг
Проверить через EDI-провайдера наличие у поставщика GLN-кода — уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц — офисов, магазинов, складов отгрузки, распределительных центров и т. д. Если у поставщика GLN-код отсутствует, необходимо обратиться к EDI-провайдеру за уточняющей информацией о том, как его получить.
4-й шаг
Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5 Retail Group, то есть обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5 Retail Group. Также EDI-провайдер предоставляет информацию поставщику о том, как провести сверку товарной номенклатуры. Этот список будет представлять собой таблицу данных, состоящую из наименования товара, кода Х5 Retail Group (PLU), набора штрих-кодов, хранящихся в учётной системе Х5 Retail Group. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учётную систему код Х5 Retail Group (PLU), потому как в заказе от Х5 Retail Group для идентификации товара будут использоваться код Х5 Retail Group (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика.
5-й шаг
Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены EDI-документами.
Вебинары X5
18 февраля 2016 года состоялся вебинар для финансовых служб поставщиков X5, в рамках которого обсуждались вопросы работы с EDI X5 и факторинг.
Видеозапись вебинара для поставщиков (MP4. 67 MB)
Презентация финансовой дирекции X5 (PDF. 0,6 MB)
Ответы на вопросы (DOCX. 70 KB)
16 марта 2017 года состоялся вебинар, посвященный вопросам перевода юридически-значимого электронного документооборота с электронного счета-фактуры на электронный УПД. К вебинару подключилось более 2500 слушателей, было задано более 750 вопросов, из них 283 уникальных.
Видеозапись вебинара (M4V. 295 MB)
Презентация финансовой дирекции Х5 (PDF. 1,6 MB)
Инструкция по обмену электронными УПД и УКД (PDF. 1 MB)
Ответы на вопросы (XLXS. 0,1 MB)
Контакты провайдеров
EDI-провайдеры, уполномоченные Х5 Retail Group организовать электронный обмен данными между поставщиками и Х5 Retail Group:
ООО «ФОРАПРОМ», платформа LeraData
Т: +7 (495) 669-6812
E: office@leradata.ru
С:
http://www.leradata.ru/
ООО «СИСЛИНК»
Т: +7 (495) 363–02–05
E:
edi@cislink.com
С:
http://cislink.com/
ООО «Электронные Коммуникации», платформа «EVOLUTION-3.0»
Т/Ф: +7 (495) 739-25-54, +8 (800) 555-36-69
E:
x5@edi.su
С:
http://ecom-info.com/
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», платформа «Сфера»
Отдел телемаркетинга
Т/Ф: +7 (812) 334-38-12, 8 (800) 100-8-812 (бесплатный по России)
E:
Call_Ecod@esphere.ru
С:
http://www.esphere.ru/
ЗАО «ПФ «СКБ Контур», платформа EDI.КОНТУР
Т/Ф: +7 (800) 500-33-51
E:
edi@skbkontur.ru
С:
https://www.kontur.ru/edi
ООО «Эдисофт»
Т: +7 (499) 703-0434; +7 (812) 309-3579
E:
support.x5@ediweb.ru
С:
http://www.ediweb.ru/
