Электронный документооборот
X5 Retail Group — лидер отечественного ритейла по внедрению электронного обмена данными. Применение EDI в работе ускоряет процесс поставки товаров в торговые сети.
X5 — лидер в области EDI
X5 Retail Group является лидером рынка розничной торговли по внедрению новых типов EDI-документов (электронный обмен данными) и ежедневному объёму электронного документооборота. Внедрение автоматического обмена счетами-фактурами стало ещё одним шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками.
Электронный обмен данными обеспечивает возможность передачи деловой и (или) коммерческой информации между информационными (учётными) системами партнёров электронным способом в виде стандартных структурированных сообщений. Это значительно облегчает работу и выполнение своих функций как покупателем (торговой сетью), так и поставщиком.
Сегодня в обмене электронными счетами-фактурами принимают участие EDI-провайдеры, подписавшие с X5 Retail Group «Соглашение об уровне сервиса по предоставлению услуг электронного обмена данными»: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.КОНТУР) и ООО «Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA) — сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры, которые имеют партнёрские отношения с доверенными операторами электронного документооборота ФНС России — ООО «Калуга-Астрал» и
ООО «Систем Групп Рус», которые позволят легитимно передавать электронные счета-фактуры (входящие и исходящие) от поставщиков в Х5 Retail Group и обратно.
EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.
Что EDI может предоставить поставщикам
Система электронного обмена данными позволяет поставщикам существенно экономить не только финансовые средства, но и собственное время за счёт экономии на услугах по передаче и хранению бумажных документов, копировании бумажных носителей.
Основные выгоды от внедрения системы электронного обмена данными:
Загрузить(PDF)
| № | Тип EDI документа | Выгоды от внедрения EDI документа |
|---|
|
1 | Уведомление об участнике обмена (PATRIN) | Ежедневное автоматическое уведомление об актуальных объектах Х5 |
|
2 | Ценовые спецификации (PRICAT) | Автоматизированный процесс обмена юридически значимыми ценовыми спецификациями в электронном виде. Позволяют сократить время согласования цен, исключить задержки и ручные ошибки, обмен бумажными документами, их обработку и хранение |
|
3 | Заказ покупателя поставщику (ORDERS) | Оперативная и автоматизированная передача заказов Х5 поставщикам, техническая поддержка, контроль и мониторинг передачи заказов |
|
4 | Ответ поставщика на Заказ покупателя (ORDRSP) | Подтверждение поставщиком обязательств по поставке. Сокращение запасов и (или) дефицита товаров в магазинах сети. Учёт товара поставщика «в пути» — снижение риска перепоставок и (или) отказа в приемке товара |
|
5 | Уведомление поставщика об отгрузке поставки покупателю (DESADV) — электронная накладная | Ускорение процесса приёма (передачи) поставки в магазинах и в РЦ сети. Снижение ошибок ручного труда сотрудников Х5 и поставщиков во время приёмки и, в дальнейшем, во время оплаты:
- автоматическая идентификация поставки и SAP заказа Х5,
- автоматическая идентификация приёмки Х5 и ЭСФ поставщиков
Информационное письмо и презентация проекта |
|
6 | Уведомление покупателя о приёмке (RECADV) — электронный акт приемки | Ускорение процесса формирования корректных счетов-фактур со стороны поставщиков. Снижение количества неотфактурованных поставок |
|
7 | Уведомление о возврате товара (RETDES) и уведомление о приёмке возврата (RETREC) | Оперативное и документальное подтверждение произведённого со стороны Х5 возврата товаров, ускорение процесса сверки бухгалтерских балансов, повышение прозрачности и контроля процессов возврата товаров |
|
8 | Акт сверки взаиморасчётов с контрагентами (COACSU) | Автоматизация и ускорение (своевременность, актуальность) процесса сверки дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками |
|
9 | Уведомление о выявленных недостатках, связанных с ненадлежащим качеством Товара | Автоматизация и ускорение (своевременность, актуальность) документооборота с поставщиками по штрафам ФРОВ.
Только в случае, если Поставщик является Поставщиком ФРОВ. |
Как присоединиться к обмену электронными документами с X5
В X5 Retail Group разработаны основные шаги, позволяющие поставщикам присоединиться к системе обмена электронными документами.
1-й шаг
Поставщику необходимо заключить с Х5 Retail Group дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к доп. соглашению — заявки на организацию обмена электронными документами между поставщиком и покупателем. Шаблоны документов можно получить в коммерческой дирекции Х5 Retail Group или у сотрудников договорного отдела Х5.
2-й шаг
Заключить договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером. Компаниям, которые уже имеют договор с EDI, необходимо направить письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 Retail Group. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его web-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учётной системы и системы EDI-провайдера.
3-й шаг
Проверить через EDI-провайдера наличие у поставщика GLN-кода — уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц — офисов, магазинов, складов отгрузки, распределительных центров и т. д. Если у поставщика GLN-код отсутствует, необходимо обратиться к EDI-провайдеру за уточняющей информацией о том, как его получить.
4-й шаг
Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5 Retail Group, то есть обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5 Retail Group. Также EDI-провайдер предоставляет информацию поставщику о том, как провести сверку товарной номенклатуры. Этот список будет представлять собой таблицу данных, состоящую из наименования товара, кода Х5 Retail Group (PLU), набора штрих-кодов, хранящихся в учётной системе Х5 Retail Group. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учётную систему код Х5 Retail Group (PLU), потому как в заказе от Х5 Retail Group для идентификации товара будут использоваться код Х5 Retail Group (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика.
5-й шаг
Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены EDI-документами.
Вебинары X5
30 августа 2017 года состоялся вебинар для поставщиков Х5, посвященный вопросам перехода с юридически-значимого документооборота бумажной версии ценовой спецификации на электронную (EDI PRICAT).
Видеозапись вебинара (M4V. 361 MB)
Презентация финансовой дирекции Х5 (PDF. 1,2 MB)
Вопросы и ответы (XLSX. 0,2 MB)
Памятка (DOC. 0,1 MB)
Приложение №1 (Список ошибок) (XLSX. 0,3 MB)
29 июня 2017 года состоялся вебинар, посвященный вопросам использования электронного УПД в юридически-значимом электронном документообороте.
Презентация финансовой дирекции Х5 (PDF. 1,6 MB)
Ответы на вопросы (XLXS. 0,1 MB)
16 марта 2017 года состоялся вебинар, посвященный вопросам перевода юридически-значимого электронного документооборота с электронного счета-фактуры на электронный УПД. К вебинару подключилось более 2500 слушателей, было задано более 750 вопросов, из них 283 уникальных.
18 февраля 2016 года состоялся вебинар для финансовых служб поставщиков X5, в рамках которого обсуждались вопросы работы с EDI X5 и факторинг.
Видеозапись вебинара для поставщиков (MP4. 67 MB)
Презентация финансовой дирекции X5 (PDF. 0,6 MB)
Ответы на вопросы (DOCX. 70 KB)
Контакты провайдеров
EDI-провайдеры, уполномоченные Х5 Retail Group организовать электронный обмен данными между поставщиками и Х5 Retail Group:
ООО «ФОРАПРОМ», платформа LeraData
Т: +7 (495) 669-6812
E: office@leradata.ru
С:
http://www.leradata.ru/
ООО «СИСЛИНК»
Т: +7 (495) 363–02–05
E:
edi@cislink.com
С:
http://cislink.com/
ООО «Электронные Коммуникации», платформа «EVOLUTION-3.0»
Т/Ф: +7 (495) 739-25-54, +8 (800) 555-36-69
E:
ru@exite.ru
С:
https://exite.ru/
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», платформа «Сфера»
Отдел телемаркетинга
Т/Ф: +7 (812) 334-38-12, 8 (800) 100-8-812 (бесплатный по России)
E:
Call_Ecod@esphere.ru
С:
http://www.esphere.ru/
ЗАО «ПФ «СКБ Контур», платформа EDI.КОНТУР
Т/Ф: +7 (800) 500-33-51
E:
edi@skbkontur.ru
С:
https://www.kontur.ru/edi
ООО «Эдисофт»
Т: +7 (499) 703-0434; +7 (812) 309-3579
E:
support.x5@ediweb.ru
С:
http://www.ediweb.ru/
