​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Электронный документооборот​​

X5 Retail Group — лидер отечественного ритейла по внедрению электронного обмена данными. Применение EDI в работе ускоряет процесс поставки товаров в торговые сети.

edi-2019.jpg

X5 — лидер в области EDI

X5 Retail Group является лидером рынка розничной торговли по внедрению новых типов EDI-документов (электронный обмен данными) и ежедневному объёму электронного документооборота. Внедрение автоматического обмена счетами-фактурами стало ещё одним шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками.

Электронный обмен данными обеспечивает возможность передачи деловой и (или) коммерческой информации между информационными (учётными) системами партнёров электронным способом в виде стандартных структурированных сообщений. Это значительно облегчает работу и выполнение своих функций как покупателем (торговой сетью), так и поставщиком.

Сегодня в обмене электронными счетами-фактурами принимают участие EDI-провайдеры, подписавшие с X5 Retail Group «Соглашение об уровне сервиса по предоставлению услуг электронного обмена данными»: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.КОНТУР) и ООО «Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA​) — сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры, которые имеют партнёрские отношения с доверенными операторами электронного документооборота ФНС России — ООО «Калуга-Астрал» и ООО «С​истем Групп Рус», которые позволят легитимно передавать электронные счета-фактуры (входящие и исходящие) от поставщиков в Х5 Retail Group и обратно.

EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.

Что EDI может предоставить поставщикам

Система электронного обмена данными позволяет поставщикам существенно экономить не только финансовые средства, но и собственное время за счёт экономии на услугах по передаче и хранению бумажных документов, копировании бумажных носителей.

Основные выгоды от внедре​ния системы электронного обмена данными:

Загрузить(PDF​)

​​​​№​​Тип EDI документаВыгоды от внедрения EDI документа
1Уведомление об участнике обмена (PATRIN) Ежедневное автоматическое уведомление об актуальных объектах Х5
2 Ценовые спецификации (PRICAT)Автоматизированный процесс обмена юридически значимыми ценовыми спецификациями в электронном виде. Позволяют сократить время согласования цен, исключить задержки и ручные ошибки, обмен бумажными документами, их обработку и хранение
3 Заказ покупателя поставщику (ORDERS)Оперативная и автоматизированная передача заказов Х5 поставщикам, техническая поддержка, контроль и мониторинг передачи заказов
4 Ответ поставщика на Заказ покупателя (ORDRSP)Подтверждение поставщиком обязательств по поставке. Сокращение запасов и (или) дефицита товаров в магазинах сети. Учёт товара поставщика «в пути» — снижение риска перепоставок и (или) отказа в приемке товара
​5 Уведомление поставщика об отгрузке поставки покупателю (DESADV) — электронная накладнаяУскорение процесса приёма (передачи) поставки в магазинах и в РЦ сети. Снижение ошибок ручного труда сотрудников Х5 и поставщиков во время приёмки и, в дальнейшем, во время оплаты:
  • автоматическая идентификация поставки и SAP заказа Х5,
  • автоматическая идентификация приёмки Х5 и ЭСФ поставщиков
Информационное письмо и презентация проекта​​
6 Уведомление покупателя о приёмке (RECADV) — электронный акт приемкиУскорение процесса формирования корректных счетов-фактур со стороны поставщиков. Снижение количества неотфактурованных поставок
7 Уведомление о возврате товара (RETDES) и уведомление о приёмке возврата (RETREC)Оперативное и документальное подтверждение произведённого со стороны Х5 возврата товаров, ускорение процесса сверки бухгалтерских балансов, повышение прозрачности и контроля процессов возврата товаров
8 Акт сверки взаиморасчётов с контрагентами (COACSU)Автоматизация и ускорение (своевременность, актуальность) процесса сверки дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками
9Уведомление о выявленных недостатках, связанных с ненадлежащим качеством ТовараАвтоматизация и ускорение (своевременность, актуальность) документооборота с поставщиками по штрафам ФРОВ. Только в случае, если Поставщик является Поставщиком ФРОВ. 
​​

Как присоединиться к обмену электронными документами с X5

В X5 Retail Group разработаны основные шаги, позволяющие поставщикам присоединиться к системе обмена электронными документами.

1-й шаг

Поставщику необходимо заключить с Х5 Retail Group дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к доп. соглашению — заявки на организацию обмена электронными документами между поставщиком и покупателем. Шаблоны документов можно получить в коммерческой дирекции Х5 Retail Group или у сотрудников договорного отдела Х5.

2-й шаг

Заключить договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером. Компаниям, которые уже имеют договор с EDI, необходимо направить письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 Retail Group. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его web-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учётной системы и системы EDI-провайдера.

3-й шаг

Проверить через EDI-провайдера наличие у поставщика GLN-кода — уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц — офисов, магазинов, складов отгрузки, распределительных центров и т. д. Если у поставщика GLN-код отсутствует, необходимо обратиться к EDI-провайдеру за уточняющей информацией о том, как его получить.

4-й шаг

Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5 Retail Group, то есть обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5 Retail Group. Также EDI-провайдер предоставляет информацию поставщику о том, как провести сверку товарной номенклатуры. Этот список будет представлять собой таблицу данных, состоящую из наименования товара, кода Х5 Retail Group (PLU), набора штрих-кодов, хранящихся в учётной системе Х5 Retail Group. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учётную систему код Х5 Retail Group (PLU), потому как в заказе от Х5 Retail Group для идентификации товара будут использоваться код Х5 Retail Group (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика.

5-й шаг

Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены  EDI-документами.

Вебинары X5

30 августа 2017 года состоялся вебинар для поставщиков Х5, посвященный вопросам перехода с юридически-значимого документооборота бумажной версии ценовой спецификации на электронную (EDI PRICAT).

Видеозапись вебинара (M4V. 361​ MB)

Презентация финансовой дирекции Х5 (PDF. 1,2 MB)

Вопросы и ответы (XLSX. 0,2 MB)

Памятка (DOC. 0,1 MB)

Приложение №1 (Список ошибок) (XLSX. 0,3 MB)

29 июня 2017 года состоялся вебинар, посвященный вопросам использования электронного УПД в юридически-значимом электронном документообороте.​

Презентация финансовой дирекции Х5 (PDF. 1,6 MB)

Ответы на вопросы (XLXS. 0,1 MB)​

16 марта 2017 года состоялся вебинар, посвященный вопросам перевода юридически-значимого электронного документооборота с электронного счета-фактуры на электронный УПД. К вебинару подключилось более 2500 слушателей, было задано более 750 вопросов, из них 283 уникальных.

18 февраля 2016 года состоялся вебинар для финансовых служб поставщиков X5, в рамках которого обсуждались вопросы работы с EDI X5 и факторинг.

Видеозапись вебинара для поставщиков ​​(MP4. 67 MB)​​

Презентация финансовой дирекции X5 (PDF. 0,6 MB)​​

Ответы на вопросы ​(DOCX. 70 KB​)​​


Контакты провайдеров

EDI-провайдеры, уполномоченные Х5 Retail Group организовать электронный обмен данными между поставщиками и Х5 Retail Group:

​​

ООО «ФОРАПРОМ», платформа LeraData
Т: +7 (495) 669-6812
E: office@leradata.ru
С: http://www.leradata.ru/


ООО «СИСЛИНК»
Т: +7 (495) 363–02–05
E: edi@cislink.com
С: http://cislink.com/


ООО «Электронные Коммуникации», платформа «EVOLUTION-3.0»
​ ​Т/Ф: +7 (495) 739-25-54, +8 (800) 555-36-69
E: ru@exite.ru
С: https://exite.ru/​


ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», платформа «Сфера»
Отдел телемаркетинга
Т/Ф: +7 (812) 334-38-12, 8 (800) 100-8-812 (бесплатный по России)
E: Call_Ecod@esphere.ru
С: http://www.esphere.ru/

​

ЗАО «ПФ «СКБ Контур», платформа EDI.КОНТУР
​ ​Т/Ф: +7 (800) 500-33-51
E: edi@skbkontur.ru
С: https://www.kontur.ru/edi


ООО «Эдисофт»
Т: +7 (499) 703-0434; +7 (812) 309-3579
E: support.x5@ediweb.ru
С: http://www.ediweb.ru/​

​ ​
обратная связь

Свяжитесь с нами