Электронный обмен данными с поставщиками (EDI)

Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange) — взаимодействие между поставщиком и компанией в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата

закрыть

Управление процессом «заказ-поставка» из учетной системы - интеграция с существующей системой ERP позволяет:

• Исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь;
• На 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
• Исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»;
• Полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка»;
• Контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа;
• Исключение возможности потери документов - гарантирует, что все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику, а фиксирование даты и времени отправки/получения документов являются основанием для начисления штрафных санкций за непоставку товара;
• Снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;
• Повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.

закрыть

Глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.

Что такое идентификационный номер GLN?

• Определение
  Идентификационный номер GLN – это просто цифровой код, идентифицирующий некоторое юридическое, функциональное или физическое положение, как самой организации, так и внутри нее, например:
  • юридические лица: компании в целом, филиалы или самостоятельные подразделения, например поставщик, клиент, банк, экспедитор и т.д.;
  • функциональные объекты: конкретное подразделение юридического лица, например, бухгалтерия;
  • физические объекты: отдельное помещение в здании, например, склад или вход в склад, пункт поставки, пункт передачи.
  Идентификационный номер GLN – это ссылочный ключ с возможностью извлечения из глобального регистра владельцев штрих-кодов следующей информации:
  • почтовый адрес;
  • тип объекта (производственный цент, складское помещение, торговый офис, офис компании);
  • регион;
  • номер телефона, факса;
  • контактное лицо;
  • информация о банковских реквизитах;
  • требования и ограничения доставки.
• Структура и представление идентификационного номера GLN
  Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется строгими правилами для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире.
  
  Номера имеют следующие постоянные характеристики:
  • они являются цифровыми;
  • они имеют фиксированную длину в 13 разрядов, которые должны обрабатываться полностью;
  • они начинаются с префикса (3 цифры), присваиваемого GS1;
  • они заканчиваются контрольным числом.

закрыть

ООО «СИСТЕМ ГРУПП РУС», ТМ EXITE, платформа EXITE-EVOLUTION
Телефон/факс: +7 (495) 739-2554
E-mail: x5@edi.su
Сайт: www.exite-edi.com

ООО «Эдисофт», торговая марка EDISOFT
Телефон: +7 (499) 703-0434; +7 (812) 309-3579
E-mail: support.x5@ediweb.ru
Сайт: www.ediweb.ru

ООО «ФораПром», платформа LERADATA
Телефон: +7 (495) 669-6812
E-mail: office@leradata.ru
Сайт: www.leradata.ru

закрыть

1 Шаг
Заключить с Х5 Retail Group Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к Допсоглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Допсоглашения и Заявки – получить в коммерческой дирекции (отделе) Х5 Retail Group.

2 Шаг
Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 Retail Group. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

3 Шаг
Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика – GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика, а также его структурных единиц – офисов/магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т.д. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

4 Шаг
Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5 Retail Group, т.е. – обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5 Retail Group, также EDI-провайдер предоставит информацию поставщику – как провести сверку товарной номенклатуры. Этот список будет представлять из себя таблицу данных - наименование товара, код Х5 Retail Group (PLU), набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе Х5 Retail Group. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код Х5 Retail Group (PLU), потому как в Заказе от Х5 Retail Group для идентификации товара будут использоваться – код Х5 Retail Group (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика.

5 Шаг
Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены с Х5 Retail Group EDI-документами, выбранными поставщиком и указанные в Заявке (Приложение к Допсоглашению по EDI к договору поставки).

закрыть

закрыть

После сверки, проведенной EDI – провайдером, поставщик должен предоставить спецификацию менеджеру по закупкам Х5 для того, чтобы были назначены основные ШК или внесены какие-либо другие изменения в мастер-данные, менеджер по закупкам Х5 должен направить данную информацию для прогрузки в СервисДеск Х5.

закрыть

При расхождении номенклатуры (ШК), нужно предоставить информацию Вашему менеджеру по закупке в Х5 в виде таблички в которой корректно проставлены Наименования(ШК) = PLU для верной прогрузки в учетной системе Х5.

Необходимо учитывать, что для весовых товаров X5 использует свои ШК, и поставщику необходимо работать именно с ними. При невозможности использования весовых ШК X5 необходимо обращаться к провайдеру – для реализации механизма подмены на стороне провайдера.

закрыть

Если Ваша компания, по каким либо причинам хочет сменить провайдера по предоставлению EDI - услуг, Вам нужно обратиться к своему провайдеру, который на данный момент предоставляет услуги электронного документооборота и расторгнуть все договорные обязательства и, далее, пишете письмо о своем желании сменить провайдера и направляете письмо провайдеру, с которым хотите работать. Смена провайдера происходит по регламенту 1 числа каждого месяца.

закрыть

Если, у Вашей компании возникла проблема с поздним приходом заказов, с данной проблемой Вы можете обратиться к своему менеджеру по закупкам Х5.

закрыть

Если при получении заказа по системе EDI не все позиции были выгружены, обязательно обратитесь к своему EDI- провайдеру для устранения данной проблемы.

закрыть

Информацию по всем GLN – номерам магазинов предоставляет провайдер, с которым Вы сотрудничаете.

закрыть

«Обратный заказ» - это заказ, который поставщик формирует самостоятельно и направляет в сеть Х5.

закрыть

Если вы столкнулись с тем, что к Вам на платформу поступают заказы не от всех торговых точек Х5, с которыми Вы работаете, нужно срочно сообщить об этом провайдеру, который предоставляет Вашей компании EDI – услуги.

закрыть

Данную проблему можно решить, обратившись к своему менеджеру по закупкам в Х5. Менеджер направляет информацию в Сервисный Центр, где сверяют настройки поставщика.

закрыть

Вы должны обратиться к Вашему менеджеру по закупке в Х5.

закрыть

ЭЦП (Электронная цифровая подпись ) - Реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Использование цифровой подписи позволяет осуществить: Контроль целостности передаваемого документа, защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства, доказательное подтверждение авторства документа.

закрыть

По возникающим инцидентам и проблемам после ввода электронного обмена данными между Поставщиком и Х5 Retail Group в промышленную эксплуатацию – обращаться к EDI-провайдеру, с которым поставщик имеет договор на предоставление услуг EDI-обмена.

закрыть

1. Куда поступают Обратные Заказы от поставщика в магазин Х5? Кто их получает и обрабатывает в магазине? Для чего они нужны?
   Обратные Заказы формируются персоналом поставщик и отправляются из ИС поставщика в ИС магазина Х5 для редактирования/удаления/согласования(активации) персоналом магазина только после проверки корректности данных в ИС SAP Х5. Обратный Заказ нужен для того, чтобы на его основании - существовала возможность принять товар и оформить Акт приемки в магазине.
2. Как происходит приемка товара от поставщика при схеме работы с Обратным Заказом? На основании каких документов?
   Приемка товара происходит на основании активного заказа в ИС магазина Х5 и бумажных документов на поставку, оформленных в соответствии с Законодательством РФ.
3. Как поставщику контролировать получение сетью X5 Обратных Заказов? (необходимо для контроля получения Заказов сетью Х5 и оценки качества оказания услуг EDI-провайдеров по передаче электронных документов).
   После получения Обратного Заказа (тип документа ORDERS) с первоначальным № заказа поставщика и № ИС SAP после согласования(активации) заказа магазином поставщик может получить Подтверждение Заказа из магазина – электронный документ (ORDRSP), в случае, если поставщик обратился к своему EDI-провайдеру с заявкой на активацию документа – Подтверждение Заказа (ORDRSP).

закрыть

Сотрудник магазина может вручную оформить электронный документ Заказ (ORDERS), Подтверждение приемки товара (RECADV), может принять - Подтверждение Заказа (ORDRSP) и - Обратный заказ.
Сотрудник РЦ может вручную оформить электронный документ Заказ (ORDERS), Подтверждение приемки товара (RECADV), может принять – Подтверждение отгрузки (DESADV), Подтверждение Заказа (ORDRSP).

закрыть